INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1. ÚČEL DOKUMENTU
Účelem tohoto dokumentu je promítnout povinnost stanovenou v čl. 13 (případně čl. 14) Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (‚dále též „GDPR“) a poskytnout fyzickým osobám, jejichž osobní údaje zpracováváme při naší nadační činnosti, informace o tom, jaké jejich osobní údaje zpracováváme, zejména pak jak je shromažďuje, k jakým účelům je využíváme a v neposlední řadě jaká práva máte a jak je můžete uplatňovat.
2. SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Správcem osobních údajů je
Nadační fond Mosty – puentes,
IČ: 05605784
Luká 80, 783 24 Luká
zapsaný v nadačním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl N vložka 1042
(dále jen ,,NF“)
Vaše osobní údaje jako správce shromažďujeme, disponujeme s nimi a neseme odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči nám, jakožto správci Vašich osobních údajů, můžete uplatňovat práva, o kterých je detailněji pojednáno v samostatné kapitole.
3. KATEGORIE ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Náš nadační fond podporuje fyzické i právnické osoby, poskytuje těmto osobám nadační příspěvky, a to formou finanční či věcné pomoci. Při této činnosti zpracováváme osobní údaje, abychom mohli poskytovat naše nadační příspěvky a abychom dodrželi naše zákonné povinnosti a chránili i naše oprávněné zájmy. Shromažďujeme data o žadatelích o příspěvek či dar, fyzických osobách, kterým jsme poskytli dar, zástupcích výše uvedených osob, dobrovolnících, kteří se podílejí na námi organizovaných projektech, našich partnerech (a jejich zástupcích), našich přispěvovatelích a jejich zástupcích. Zpracováváme zejména tyto kategorie Vašich osobních údajů:
a) základní identifikační údaje – například jméno a příjmení, datum narození,
b) adresní údaje – například adresa trvalého, příp. přechodného pobytu, místo poskytnutí věcného příspěvku
c) kontaktní údaje – například e-mail, telefonní číslo, kontaktní adresa,
d) citlivé osobní údaje- např. údaje o zdravotním stavu, výši příjmů domácnosti apod.
e) fotografie
f) informace o předmětu plnění – například typ a výše příspěvku, zakoupený sbírkový předmět, výše daru do sbírky, rozsah a předmět plnění dobrovolníka,
g) platební údaje – například číslo bankovního účtu a specifikace banky,
h) záznamy komunikace – například informace z písemné, e-mailové a jiné komunikace s Vámi.
5. PRÁVNÍ TITULY KE ZPRACOVÁNÍ
Z titulu plnění smluvního vztahu shromažďujeme a zpracováváme Vaše údaje, které potřebujme pro uzavření a plnění smlouvy (zejména darovací smlouvy). V případě požadavku na nadační příspěvek zpracováváme osobní údaje, které nám umožňují kontakt s žadatelem a případně s potenciálním obdarovaným. Jedná se zpravidla o jméno, příjmení, telefon, e-mailovou adresu žadatele, údaje o jeho zdravotním, rodinném a sociálním stavu, jméno a příjmení obdarovaného a popřípadě jeho zástupce. Tyto údaje slouží k možnosti kontaktování žadatele, identifikování obdarovaného a k vyhodnocení toho, zda poskytnout příspěvek a v jaké výši. Pro plnění smlouvy zpracováváme osobní údaje, které potřebujeme pro poskytnutí příspěvku, termín a způsob úhrady, bankovní spojení apod. V průběhu trvání smlouvy, popř. po jistou dobu po jejím skončení, pak zpracováváme osobní údaje z právního titulu oprávněných zájmů, jimiž jsou zejména údaje o splnění účelu příspěvku, dokumentace (včetně fotodokumentace), kontaktní údaje, údaje pro vytváření interních evidencí, plánování a analýz a dále údaje nezbytné pro splnění zákonných povinností NF.
Řadu údajů jsme nuceni zpracovávat z titulu plnění právních povinností, tedy povinnosti uložených nám právními předpisy, např. zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.
6. ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Zpracováváme osobní údaje, které nám poskytnete v souvislosti s žádostí o příspěvek a uzavřením darovací smlouvy a dále v průběhu jejího plnění a dále údaje dárců nezbytné pro uzavření darovací smlouvy či potvrzení o přijetí daru. Dále shromažďujeme pro účely plnění smlouvy a ochrany našich práv údaje z veřejně přístupných rejstříků a evidencí (zejm. insolvenční rejstřík, obchodní rejstřík, ARES, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí). Osobní údaje získáváme i od jiných osob, například osob, které se podílí na plnění závazků ze smluv (kontaktní osoby, zástupci žadatelů či příjemců příspěvků).
Z námi spolu/pořádaných akcí mohou být pořízeny fotografie pro potřeby zdokumentování našeho plnění a naší mediální komunikaci.
7. ÚČELY ZPRACOVÁNÍ
Shromažďujeme a zpracováváme Vaše osobní údaje pro níže uvedené účely:
a) jednání o poskytnutí nadačního příspěvku,
b) prodej sbírkových předmětů,
c) uzavírání smluvního vztahu, plnění smlouvy a změna smlouvy, ukončení smlouvy,
d) spolu/pořádání veřejných sbírek a akcí,
e) organizace dobrovolnictví,
f) propagace NF,
g) plnění našich práv a povinností.
8. ZPŮSOB ZPRACOVÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A ZPŮSOB ZAJIŠTĚNÍ JEJICH OCHRANY
Osobní údaje důsledně chráníme. Osobní údaje zachycené na listinách jsou uchovávány v šanonech v uzamykatelných skříních a uzamykatelných místnostech. Osobní údaje zachycené v elektronické podobě jsou uchovávány v zabezpečeném elektronické databázi.
K tomu, aby naši pracovníci mohli pracovat s Vašimi osobními údaji zachycenými v elektronické podobě, musí se nejprve přihlásit heslem do počítače.
9. DOBA UCHOVÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Vaše osobní údaje uchováváme po dobu trvání smlouvy, abychom mohli ověřit naplnění účelu smlouvy. Po ukončení smluvního vztahu a vypořádání veškerých závazků plynoucích či souvisejících se smlouvou uchováváme Vaše osobní údaje po nezbytně nutnou dobu, a to po dobu, která je vyžadována příslušnými právními předpisy nebo po dobu, kterou potřebujeme pro ochranu našich oprávněných zájmů. Doba uchování osobních údajů je stanovena zejména podle promlčecích lhůt podle zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku. Při nakládání s osobními údaji aplikujeme princip minimalizace, což znamená, že jakmile uplyne doba, po kterou jsme oprávněni uchovávat daný osobní údaj, tak osobní údaj vymažeme, anonymizujeme či pseudonymizujeme v našich databázích.
10. KOMU OSOBNÍ ÚDAJE ZPŘÍSTUPŇUJEME
Získané osobní údaje mohou být z naší strany zpřístupněny těmto kategoriím třetích osob:
a) v rámci plnění povinností stanovených zvláštními právními předpisy (např. zveřejnění Výroční zprávy), a to zejména soudům, veřejným rejstříkům, orgánům činným v trestním řízení, správcům daně, soudním exekutorům, orgánům dohledu v rámci výkonu jejich zákonných pravomocí (Magistrát hl. města Prahy, inspekce práce) příp. další státní orgány.
b) zpracovatelům, tedy osobám, s nimiž uzavřeme smlouvu o zpracování osobních údajů, kteří poskytují dostatečné záruky o technickém a organizačním zabezpečení ochrany poskytnutých údajů,
c) dalším osobám, pokud je to nezbytné pro ochranu našich práv a právem chráněných zájmů, např. advokátům apod., v rozsahu nezbytném pro uplatnění našich nároků,
d) v rámci propagace nadačního fondu široké veřejnosti na sociálních sítích a webových stránkách, avšak v omezené míře, kdy je uváděno jen křestní jméno subjektu a první písmeno jeho příjmení a údaje o zdravotním stavu, a to pouze na základě uděleného souhlasu
11. PRÁVA SUBJEKTU ÚDAJŮ
V souladu s platnými právními předpisy máte právo požadovat přístup ke svým osobním údajům, které jako správce osobních údajů zpracováváme, právo na jejich opravu, vymazání nebo přenos (např. přenos Vašich osobních údajů k jinému správci na základě Vaší žádosti), právo podat námitky a také právo požadovat omezení našeho zpracování. Můžete také vzít zpět souhlas se zpracováním některých osobních údajů, pokud jste nám takový souhlas poskytl/a.
Dárce i příjemce nadačního příspěvku mají v souladu s ust. § 358 Z. č. 89/2012 Sb., právo na zachování anonymity své osoby resp. osoby obdarovaného nezl. dítěte, jakožto příjemce nadačního příspěvku ve výroční zprávě NF. Při poskytnutí nadačního příspěvku v hodnotě vyšší než 10.000,-Kč toto právo přísluší příjemci pouze v případě, že příspěvek bude poskytnut z humanitárních důvodů, a to zejména z důvodů zdravotních. Žádost dárce či příjemce příspěvku o zachování anonymity ve výroční zprávě je třeba podat písemně a doručit do sídla NF.
Podle platné právní úpravy máte právo na opravu Vašich osobních údajů, které s námi sdílíte. Přijímáme přiměřená opatření k zajištění toho, abychom mohli udržovat Vaše osobní údaje přesné a aktuální. Vždy nás můžete kontaktovat s dotazem, zda stále zpracováváme Vaše osobní údaje. Pokud zjistíte, že jsou Vaše osobní údaje, které zpracováváme, nepřesné nebo neúplné, můžete o aktualizaci Vašich osobních údajů požádat nás. Ověříme Vaši identitu a Vaše osobní údaje zaktualizujeme.
Můžete nás kdykoliv požádat o vymazání svých osobních údajů. Pokud nás oslovíte s takovou žádostí, smažeme bez zbytečného odkladu všechny Vaše osobní údaje, které požadujete smazat, pokud Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinnosti nebo ochranu našich práv aj.
Máte právo získat od nás potvrzení o tom, jaké osobní údaje o Vás zpracováváme nebo nezpracováváme. Pokud to budete požadovat, můžeme některé Vaše osobní údaje (zejména ty údaje, které zpracováváme na základě plnění smlouvy a/nebo Vašeho souhlasu) zaslat přímo třetí straně (jinému správci údajů), kterého uvedete ve své žádosti, pokud takový požadavek nebude mít negativní vliv na práva a svobody jiných osob, a pokud bude technicky proveditelný.
Pokud nás požádáte o omezení zpracování svých osobních údajů, např. v případě, kdy zpochybňujete přesnost, zákonnost nebo naši potřebu zpracovávat Vaše osobní údaje, omezíme zpracovávání Vašich osobních údajů na nezbytné minimum (uložení), a případně je budeme zpracovávat pouze pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebo z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby, nebo jiných omezených důvodů předepsaných platnými právními předpisy. Pokud dojde ke zrušení omezení a my budeme ve zpracovávání Vašich osobních údajů pokračovat, budeme Vás o tom bez zbytečného odkladu informovat.
Máte právo podat stížnost týkající se našeho zpracovávání údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 Více informací o právech klienta je k dispozici na internetových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů. (https://www.uoou.cz/6-prava-subjektu-udaj/d-27276).
K uplatnění níže uvedených práv je nutné, abyste se identifikovali, abychom předešli vyzrazení Vašich osobních údajů třetí osobě, pro tento účel musí být Vaše žádost podána pouze osobně nebo písemně s Vaším úředně ověřeným podpisem. Pokud žádost podáte jiným způsobem, například telefonicky nebo emailem, nebudeme Vás moci jednoznačně identifikovat a budeme Vás vyzývat k identifikaci. Odpovíme Vám do jednoho měsíce po obdržení Vaší žádosti, přičemž si však vyhrazujeme právo tuto lhůtu prodloužit o další měsíc.
12. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Tyto informace o zpracování osobních údajů jsou zpracovány ve stavu ke dni 25. 5. 2018.
Vaše případné fotografie z námi pořádaných akcí můžeme v přiměřeném rozsahu využít k naší propagaci a zvyšování povědomí o našem nadačním fondu. Fotografie však vždy budeme zpracovávat pouze v nezbytném rozsahu a v takové podobě, která nebude působit jakkoliv negativně.
Pokud nesouhlasíte se zveřejněním Vaší fotografie tak nás kontaktujte na e-mail: nadacnifond@mosty-puentes.cz
Vaši fotografii poté uveřejňovat nebudeme, nebo ji neprodleně stáhneme.
Právním základem takového zpracování je náš oprávněný zájem.